Quizá uno de los cocos de muchas empresas, la actividad que permite que se tenga la sensación de un año terminado y de la posibilidad de ir a vacaciones unos días antes de regresar a iniciar de nuevo el ciclo.
Por esta época muchas empresas cierran sus puertas o restringen la rotación de mercancías en sus almacenes para llevar a cabo el conteo de físico de cierre de año.
No existe un sistema que permita un control total de las existencias por cuanto casi siempre al momento de realizar un conteo se presentan diferencias entre lo físico y lo registrado en los kárdex y la contabilidad y esto puede deberse a diversas causas tales como:
- Robos.
- Al momento de registrar la entrada de almacén se imputó una referencia que no correspondía.
- En la salida de bodega o remisión se afectó en el sistema una referencia y físicamente salió otra.
- Hubo devoluciones, ingresaron al almacén, pero no fueron registradas en el sistema y por ende la contabilidad no las reconoce.
- Posibles ventas de mercancía que no fueron facturadas.
La lista es realmente extensa, sin embargo, relacioné los 5 aspectos más relevantes que he encontrado en mis 16 años de experiencia contable con el fin de dar a entender que las existencias físicas en un almacén no sobran porque Papá Noel las haya dejado allí un 25 de diciembre como hoy y nos dimos cuenta y mucho menos faltan porque se evaporaron a menos que hayan dejado frascos abiertos.
Una vez detectadas las diferencias es prudente realizar el seguimiento a las mismas hasta encontrar la causa que ocasiona la inconsistencia entre la existencia física y el registro en el sistema y proceder a realizar los respectivos ajustes en caso tal de haberse presentado errores en la imputación a la hora de registrar entradas y salidas. Si hubo devoluciones de material que no fueron registradas entonces se procede a realizarlas dejando la anotación respectiva que justifique dicha imputación a estas alturas del año y no está de más evaluar la implementación de una medida de control que bien puede ser la toma de inventarios físicos más de una vez al año bien sea total o parcialmente a fin de no dejar acumular todo para el cierre del periodo.
Finalmente, la imputación de sobrantes y faltantes que no haya sido posible identificar, se ajustan llevándolos a resultados y se debe hacer claridad sobre el procedimiento de verificación previo que llevó a concluir que era una diferencia no identificable y que por ende se procedió al respectivo ajuste. Estas diferencias deben necesariamente hacer que la administración revise y refuerce sus controles.
Después de esto si ya todos a descansar, no se sabe si el responsable del almacén tuvo que poner de su bolsillo para responder por los faltantes no justificados, eso ya se deja al arbitrio de cada empresa, a sus políticas internas y naturalmente a la evaluación del Código Sustantivo del Trabajo para determinar hasta qué punto se puede actuar de esta manera y de qué manera.
Nada, los que ya hicieron inventario entonces felices vacaciones…