La historia de un colega que pudo haberse evitado problemas si hubiese tenido en cuenta las conciliaciones bancarias.
La conciliación bancaria es de los primeros recursos que nos enseñan cuando estamos aprendiendo contabilidad. Puede parecer sencillo, evidente, para algunos obvio o incluso irrelevante, sin embargo hay empresas que no tienen dentro de sus procedimientos de control la elaboración de las conciliaciones bancarias y esto les puede llevar a tener problemas tanto a ellos como a sus contadores.
La conciliación bancaria no es un mecanismo para la legalización de las partidas no identificadas en el movimiento de los bancos, sino un procedimiento que permite relacionarlas para posteriormente realizar el seguimiento respectivo conducente a su identificación y posterior reconocimiento contable.
Tenemos dos bases de datos, una que es la Contabilidad y la otra que está en el extracto o movimiento bancario, la idea es determinar los movimientos que no son iguales entre las dos bases de datos, relacionarlos en el formato libre que cada quien tenga para realizar la conciliación bancaria y posteriormente realizar el seguimiento debido para su identificación, tal como lo señalé en el párrafo inmediatamente anterior.
La teoría es sencilla y ya la tenemos clara gracias al texto: "Relacionar, indagar, identificar y reconocer", sin embargo, la historia de Alfonso nos invita a la reflexión.
Alfonso es Contador Público de una buena universidad bogotana y un día durante el reencuentro con sus compañeros de la promoción 1997 del colegio, cerró un negocio... porque uno de Contador encuentra clientes donde menos lo espera. Rafael, un compañero de infancia y de aventuras escolares, le solicitó el favor de realizar unos estados financieros para su farmacia, así como la elaboración de la Declaración de Renta extemporánea del año 2018. Alfonso aceptó y le dió un precio "para los amigos".
No había información financiera de ninguna índole, así que tras realizar un inventario general de los activos de la farmacia, documentarse de algunos soportes de la constitución y solicitar los extractos y las conciliaciones bancarias, Alfonso creía tener los insumos necesarios para llevar a cabo su labor. La solicitud de los extractos y conciliaciones bancarias no pasó de la mera solicitud, esto porque Rafael indicó manejar todo en efectivo y tras entrar a la sucursal virtual del banco, le envió un pantallazo a Alfonso con el saldo de la cuenta al 31 de Diciembre de 2018. Alfonso confió en Rafael y adecuó las cifras del Estado de Situación Financiera con el saldo a 31 de Diciembre de la cuenta bancaria respectiva.
Creo que ya imaginan lo sucedido... bien, pues Rafael manejaba siete cuentas bancarias asociadas al NIT bajo el cual funcionaba su farmacia y en varias de ellas había recibido grandes sumas de dinero provenientes de Nigeria, las cuales una vez ingresaban, eran dispersadas a diversas cuentas de personas naturales en Colombia, dejando un remanente de aproximadamente el 30% de dichas transferencias y que eran utilizadas para comprar la mercancía para la farmacia, además de automóviles, un apartamento y una finca que nunca Rafael le informó a Alfonso poseer.
Por pequeña que sea la empresa o por buena gente e inofensiva que parezca la persona que asesoramos, no olvidemos hacer seguimiento estricto al efectivo y sus equivalentes... eso nos ayudará a dormir tranquilos en nuestros hogares y no en uno compartido con otras personas del mismo sexo y detrás de una reja.